Hvordan oppdatere inventar/lagerbeholdning?

Alle produkter, tilbehør og salgsartikler behøver en lagerbeholdning. Dette styres under menypunktet "inventory".

I oversiktsbildet inventory => MAIN PRODUCTS / ACCESSORIES får du raskt oversikt over antall utleieenheter som eksisterer under hvert produkt og du kan fylle opp lageret ditt.

Filtrere - Øverst til høyre kan man filtrere etter produkter - Main Products, tilbehør - Accessories eller salgsprodukter .

Stock - antall enheter

Buffer - antall virtuelle enheter (enheter med anskaffelsestid, men som kan bookes)

Kapasitet - Kalenderen kan benyttes til å se etter ledig kapasitet for hvert produkt. Kalenderen viser antall enheter som er booket av det totale antall som er tilgjengelig. Du kan også se en rikere visning av dette under Schedule i hovedmenyen.

Endre og oppdatere utleieinventar

Fra "Inventory" der du ser en liste over alle produktene med lagerbeholdning og kalender, klikker du deg inn på ett produkt.

For å oppdatere inventaret for dette produktet trykker man på produktnavnet. En liste over individuelle uteieenheter kommer opp. 

Om du IKKE har behov for å vite nøyaktig hvilken enhet som ble leid ut til hvem (eksempel: Utleie av 50 stoler) kan du velge "ADD IN BULK". Les mer om dette her.

Om du ønsker å vite hvilken enhet som blir leid ut til hvem (eksempel: Utleie av dyre maskiner), les videre.

For å legge til en ny enhet, velger man:

Dette betyr de ulike feltene:

• ID - automatisk gitt av systemet
• Status - Active/Inactive - kan bookes av kundene, Inactive - kan ikke bookes, og brukes om produktet er på reparasjon eller tilsvarende.
• Type Physical/Virtual - Physical er et reelt produkt som du har på lager, virtual er et produkt med anskaffelsestid. Hvor mange dager anskaffelsestid styres under selve produktets innstillinger.
• Location - Du må allokere et produkt til en avdeling for at det kan bookes.
• Supplier name - navn på leverandøren av produktet
• S.product id - produktets ID - benyttes om man skal allokere et produkt til en ordre. Eksempelvis et registreringsnummer på tilhenger. Brukes kun internt.
• S. product name - eksempelvis modellnummer. Brukes kun internt.
• Note - skriv inn notater som følger hvert objekt. Eksempelvis: ute til service
• List price - Dette er "kjøpsprisen", om du ønsker å vise kunden hva dette ville ha kostet om de skulle ha kjøpt det (slik at de ser merverdien av å leie det)
• Cost - For internt bruk, om du ønsker å ha kontroll på hva det kostet din bedrift å kjøpe inn produktet. Vises ikke ut mot kunden.

Salgsprodukter / Innkjøpsoversikt for consumables

Salgsprodukter gir en innkjøpsoversikt som styres og legges til i bulk. Her er en forklaring på mulighetene:

• Items in stock - Antall på lager
• Reorder level - minimum før ny bestilling
• Last order - Når du bestilte/oppdaterte inventaret forrige gang
• Last quantity - Hvor mange du bestilte forrige gang
• Last purchase price - Siste innkjøpspris
• Report - Kjører ut en innkjøpsliste som du kan laste ned i excel

For å redigere listen, gjøres det per produkt

Ved første gang så setter man ny stock. Dette gjøres ved å trykke UPDATE > RESET STOCK LEVEL

Så velger man hvor mange man har på lager. Kan også brukes for å korrigere eksakt lagerbeholdning underveis.

For innkjøps og påfylling av nytt inventar kan man velge UPDATE > ADD ITEMS

Viktig å merke seg at number of units er det antall nye enheter som skal legges til. Disse adderes til antallet du har i inventaret fra før, men gjelder ikke ved første gangs oppsett av produktet - da må det brukes RESET STOCK LEVEL.