Regnskapsfil (Generelt)

Introduksjon

Sharefox har funksjonaliteten til å eksportere alle bestillinger som er opprettet innenfor en gitt periode til en Excel-fil som senere kan importeres til regnskap. Denne eksportfilen vil bidra til å gjøre regnskapsføring av ordre i Sharefox enklere for bedriftseiere. Den eksporterte filen vil inneholde alle bestillinger som er opprettet, og indikere om en bestilling er betalt eller ikke.

Gjennom oppsett i regnskapssystemet kan brukeren bestemme hvordan regnskapet skal gjøres. Oppsettet vil indikere hvilke inntektskontoer som skal brukes for et salg, hvordan du posterer mva-transaksjoner og hvor du skal bokføre betalinger. Det er viktig å sette opp dette sammen med regnskapsfører før du begynner å bruke denne funksjonaliteten.

Etter at en ordre er opprettet i regnskapssystemet, inkludert dens betaling, kan betalingen matches med transaksjonsrapporten fra Nets, Stripe, etc.

Opprettelse av regnskapsfil

Filen kan opprettes fra Reports-menyen i Sharefox Admin. Brukeren velger en periode og kan velge å inkludere bestillinger betalt med en faktura eller ikke. For å opprette den generelle regnskapsfilen velg "Generelt" under Type-feltet.

Parametere

Startdato: Datoen som bestillinger er valgt fra. Alle bestillinger opprettet på denne datoen og frem til sluttdatoen er inkludert i resultatet

Sluttdato: Den siste datoen for opprettelse av bestillinger å velge. Alle bestillinger opprettet til og med denne datoen er inkludert i resultatet

Inkluder bestillinger med betalingsmetode Faktura: Brukeren kan velge å inkludere bestillinger betalt via faktura. Siden det er mulig å opprette fakturaer gjennom våre integrasjoner med (Tripletex, PowerOffice med flere) for bestillinger med betalingsmetode Faktura fra Sharefox kan disse bestillingene allerede eksistere i regnskapssystemet. Slike bestillinger bør utelukkes for å unngå doble oppføringer for samme bestilling.

Oppsett og viktige merknader knyttet til kartlegging av produkter

En rekke tilordninger er tilgjengelige for å forenkle import av regnskapsfil til ditt regnskapssystem. Dette oppsettet bør ideelt sett gjøres sammen med regnskapsfører for optimal forberedelse av dataene.

Kartlegging av produkter

En bedrift vil ha et stort antall ulike produkter de leier ut gjennom Sharefox. Disse er satt opp som produkter i Sharefox og er tilgjengelige for kunder når en ny ordre opprettes gjennom Sharefox Shop eller manuelt i Sharefox Admin. Disse produktene skal være knyttet til ett eller flere produkter i regnskapssystemet. Det er vanlig å ha et større antall produkter i Sharefox enn i regnskapssystemet. For eksempel kan alle Sharefox-produkter relatert til utleie bokføres på samme inntektskonto med samme MVA-kode og kan grupperes som ett produkt i regnskapssystemet.

Det er mulig å lage tilpasset kartlegging fra et hvilket som helst utvalg av Sharefox-produkter til en eller flere kategorier av produkter i regnskapssystemet. Det er viktig at mva satt på produktkategorien i regnskap vil være den samme som mva satt på tilsvarende produkter i Sharefox.

For hver kategori kan to slike felt Product Number in Accounting og Product-ID in Accounting defineres på oppsett siden som finnes under Admin > Integrasjoner > Regnskap.

Kartlegging av betalingsmåter

Betalingsmåten kan være forskjellig for hver bestilling, og kan generelt omfatte:

Kort: online bestillinger gjort gjennom Sharefox Shop-applikasjonen.
Kasse: for bestillinger betalt gjennom et POS-system, betaling i kontanter, når en kunde kjøper/leier noe i en fysisk butikk.
Faktura / faktura: for bestillinger som skal betales med faktura.
Andre tilpassede betalingsmetoder satt opp for butikken din i samarbeid med vår support.

Det er mulig å kartlegge betalingstyper som kobler Sharefox-betalingsmetoder, med dine individuelle betalingstype-ID-er i regnskapssystemet ditt for å lette databehandlingen.

Endre bestillinger i Sharefox

Det er mulig å gjøre oppdateringer, endring og sletting av bestillinger i Sharefox. Enhver slik endring vil utløse en endringsordre, som betyr en ny ordre, koblet til den opprinnelige, med endringen. Ved å legge til et produkt i en ordre, eller endre leietidspunktet for en ordre, vil endringsordren inneholde differansen mellom det nye ordrebeløpet og det gamle.

Hver endringsordre fra Sharefox vil bli rapportert som en ny, egen ordre i regnskapsfilen. Den opprinnelige ordren og en endringsordre kan kobles sammen via bestillingsreferansen. Denne referansen lar brukere slå opp den opprinnelige bestillingen i Sharefox, og enkelt finne de tilknyttede bestillingene.

Det samme systemet er på plass når en ordre kanselleres eller slettes. Den opprinnelige ordren slettes aldri, men en ny endringsordre med samme ordrebeløp med motsatt fortegn vil bli opprettet. Summen av disse to ordrene vil være null.

Ubetalte eller delvis betalte bestillinger

Ordrer som er delvis betalt eller ikke betalt i Sharefox vil bli eksportert til regnskapsfilen så lenge opprettelses datoen for ordren er innenfor dato perioden som ble valgt ved opprettelse av filen. Bestillingene vil ha et beløp som indikerer betalingene som er utført, hvis noen.

Vanligvis vil alle bestillinger som behandles gjennom nettsiden - Nets, Stripe osv. allerede være fullstendige.

Bestillinger som ikke betales direkte via Sharefox, slik som Admin-ordrer opprettet med betalingsmetode Kasse eller Faktura, vil måtte håndteres som sådan av en regnskapsfører når/hvis noen betaling mottas.