Regnskapsfil for Tripletex

Introduksjon

Sharefox har funksjonaliteten til å eksportere alle bestillinger som er opprettet innenfor en gitt datoperiode til en Excel-fil som kan importeres til Tripletex. Denne eksportfilen vil bidra til å gjøre regnskapsføring av utleie i Sharefox enklere for bedriftseiere. Den eksporterte filen vil inneholde alle bestillinger som er opprettet, og indikere om en bestilling er betalt eller ikke. Betalte ordre vil bli bokført til Tripletex som en ordre med en tilknyttet faktura for å bokføre en betaling, og både inntekt og betaling vil automatisk bli bokført til hovedboken. Ubetalte bestillinger vil bli importert som en bestilling i Tripletex.

Gjennom oppsett i Tripletex kan brukeren bestemme hvordan regnskapet skal gjøres. Oppsettet vil indikere hvilke inntektskontoer som skal brukes til et salg, hvordan du posterer mva.-transaksjoner og hvor du skal bokføre betalinger. Det er viktig å sette opp dette sammen med regnskapsfører før du begynner å bruke denne funksjonen.

Etter at en ordre er opprettet i Tripletex, inkludert dens betaling, kan betalingen matches med transaksjonsrapporten fra NETS, Stripe, etc.

Opprettelse av regnskapsfil

Filen kan opprettes fra Rapporter-menyen i Sharefox Admin. Brukeren velger en datoperiode og kan velge å inkludere bestillinger som er betalt med faktura (Faktura) eller ikke.

Parametere

Startdato: Datoen som bestillinger er valgt fra. Alle bestillinger opprettet på denne datoen og frem til sluttdatoen er inkludert i resultatet.

Sluttdato: Den siste datoen for opprettelse av bestillinger å velge. Alle bestillinger opprettet til og med denne datoen er inkludert i resultatet.

Inkluder bestillinger med betalingsmetode Faktura: Brukeren kan velge å inkludere bestillinger betalt via faktura. Siden det er mulig å opprette fakturaer gjennom Tripletex for bestillinger med betalingsmetode Faktura fra Sharefox kan disse bestillingene allerede eksistere i regnskapssystemet. Slike bestillinger som allerede er i Tripletex bør utelukkes for å unngå doble oppføringer for samme bestilling. Standardverdien for denne parameteren er av.

Importere regnskapsfilen i Tripletex

Velg Fakturaimport under menypunktet Faktura. Velg Filtype Excel (.xls/xlsx) og velg filen du vil importere gjennom Velg fil. Trykk på Importer-knappen for å fullføre importen.

Importerer regnskapsfil som bestillinger

Det er mulig å importere kun bestillingene og ikke betalingsinformasjon. Ved å bruke denne funksjonaliteten må bruker/regnskapsfører bokføre alle betalinger manuelt på et senere tidspunkt. For å bruke denne funksjonen importerer du bare filen fra Sharefox ved å bruke Ordreimport i stedet for Fakturaimport i Tripletex. Den samme filen fra Sharefox vil være brukbar i begge tilfeller.

Oppsett og viktige merknader knyttet til integrasjon

En rekke objekter må settes opp i både Tripletex og Sharefox for at integrasjonen skal fungere. Dette oppsettet må gjøres sammen med både regnskapsfører og Sharefox support og samme oppsett må gjenspeiles i begge systemene.

Kunder

Alle bestillinger vil bli importert med én enkelt kunde i Tripletex. Denne generiske Sharefox-kunden må settes opp og kunde-IDen må kommuniseres til Sharefox-støtten. Alle bestillinger vil bli postet mot denne kunden i Tripletex.

Hvis en revisor/regnskapsfører ønsker å se detaljert kundeinformasjon om en historisk ordre, kan informasjonen finnes i Sharefox. Hver importert ordre vil inneholde en ekstern referanse-ID eller referanse. Denne verdien er bestillings-IDen i Sharefox  og bestillingen kan enkelt finnes i Sharefox-ordrelisten ved å bruke denne verdien.

Produkt

En utleiebedrift vil ha et stort antall ulike produkter de leier ut gjennom Sharefox. Disse er satt opp som produkter i Sharefox og er tilgjengelige for kunder når en ny ordre opprettes gjennom Sharefox-butikken eller manuelt i Sharefox-administrasjonen. Disse produktene må være knyttet til ett eller flere produkter i Tripletex. Det er vanlig å ha et større antall produkter i Sharefox enn i Tripletex. For eksempel bør alle Sharefox-produkter som skal bokføres på samme inntektskonto med samme MVA-kode grupperes som ett produkt i Tripletex.

Produktoppsettet i Tripletex definerer inntektskontoen som skal brukes ved opprettelse av journal for en ordre. I tillegg er det satt opp mva-informasjon på produktet.

Det er viktig at MVA. satt på produktet i Tripletex er samme MVA. satt på tilsvarende produkter i Sharefox. Et sett med produkter i Sharefox som er tilordnet et produkt i Tripletex må ha samme MVA.-kode og prosentandel for at bestillinger skal bokføres riktig.

Produktnummeret for alle Tripletex-produkter som skal brukes, og hvordan disse kartlegges til Sharefox-produkter, må gis til Sharefox-support slik at dette kan settes opp i Sharefox.

Betalingsmetoder

For å kunne bokføre betalingene, gjennom Fakturaen (Faktura) knyttet til en ordre, må en Betalingstype settes opp i Tripletex. Betalinger i denne innstillingen kan være nettbetaling for bestillinger gjort gjennom Sharefox-butikken eller betalinger gjort gjennom et POS-system, betalinger i kontanter, når en kunde kjøper/leier noe i en fysisk butikk.

Dette oppsettet avgjør hvilken konto betalingen skal bokføres til. Det anbefales å bruke en suspensjonskonto for dette oppsettet, og bokføre mot den virkelige bankkontoen gjennom betalingsavstemmingen med betalingsrapporten fra for eksempel Nets eller Stripe eller fra et POS-system.

Nummerserie

Ordre og faktura i Tripletex vil få automatisk tildelt ID i Tripletex. Det kreves å sette opp en nummerserie som skal brukes på bestillinger og fakturaer opprettet fra Sharefox, og disse nummerseriene kan ikke overlappe eller være de samme som seriene i Tripletex da flere bestillinger eller fakturaer ikke kan ha samme ID.

Serien i Tripletex finner du under Regnskap - Innstillinger:

En nummerserie for bestillinger og fakturaer fra Sharefox må bestemmes, og denne settes opp i Sharefox av Sharefox Support.

Beregning av forfallsdato

Forfallsdato på fakturaer kan settes i Sharefox. Forfallsdatoen vil bli satt til et antall dager etter fakturadato, og er en innstilling i Sharefox.

Endre bestillinger i Sharefox

Det er mulig å gjøre oppdateringer, endring og sletting av bestillinger i Sharefox. Enhver slik endring vil utløse en ordre endring, som betyr en ny ordre, koblet til den opprinnelige, med endringen. Ved å legge til et produkt i en ordre, eller endre leie-tidspunkter for en ordre, vil ordre endringen inneholde differansen mellom det nye ordrebeløpet og det gamle.

Hver endring fra Sharefox vil bli lagt ut som en ny, egen ordre i Tripletex. Den opprinnelige ordren og en ordre som er endret kan kobles gjennom referanseverdien på ordren i Tripletex, da denne inneholder bestillings-ID fra Sharefox. Denne referansen lar brukere slå opp den opprinnelige bestillingen i Sharefox, og koble sammen to bestillinger i Tripletex.

Det samme systemet er på plass når en ordre kanselleres eller slettes. Den opprinnelige ordren slettes aldri, men en ny ordre endring  med samme ordrebeløp med motsatt fortegn vil bli opprettet. Summen av disse to ordrene vil være null.

Hvilken dato vil bli brukt til å bokføre betaling og hvilken dato vil bli brukt på inntekten

Ordre og faktura fra Sharefox vil bli lagt ut på bestillingsdatoen i Sharefox. Både inntekten og utbetalingen vil få samme dato. Sharefox vil sette en leveringsdato på bestillingen i Tripletex til å være på startdatoen for den tidligste leveringsvaren i leieordren.

Ubetalte eller delvis betalte bestillinger

Ordrer som er delvis betalt eller ikke betalt i Sharefox vil bli eksportert til regnskapsfilen så lenge opprettelses datoen er innenfor intervallet som ble valgt ved opprettelse av filen. Bestillingene vil ha et betalingsbeløp som indikerer betalingene som er utført, hvis noen.

Bestillinger som ikke betales vil ende opp som ubetalte bestillinger i Tripletex, og skal håndteres som sådan av regnskapsfører når/hvis en eventuell betaling mottas.

Bestillinger som er delvis betalt vil ha en betalingstransaksjon (gjennom fakturaen) opprettet for seg. Resterende beløp skal håndteres av regnskapsfører når/hvis betaling mottas.